행사 기획안 PPT 10장 구성 예시

행사 기획안 PPT는 목적과 성과 목표, 행사 개요, 참석 인원 계획, 프로그램 타임테이블, 연사, 홍보, 운영 인력, 예산, 추진 일정을 10장 안팎에 담아 결재를 받는 문서입니다. 표지에 행사명, 일시, 총예산, 핵심 목표를 두고, 나머지 장은 제목을 결론 한 문장으로 씁니다. 다른 장의 숫자가 기대는 장은 4장 참석 인원 계획입니다. 지난해 신청 180명 중 122명만 왔다면, 올해 150명이 오게 하려면 신청을 몇 명 받아야 할까요? 이 숫자가 정해져야 좌석, 다과, 명찰 수량과 예산이 정해지고, 결재 자리에서 나오는 "신청한 사람이 다 오나요?", "참석자 1명에 얼마가 드나요?"라는 질문에도 답할 수 있습니다.

MOVO에서는 이름·연락처를 지운 지난 행사의 신청·참석 집계 엑셀, 연회장 견적서 PDF, 기획 메모 워드 파일을 첨부하면, 슬라이드를 만들기 전에 10장의 제목과 상세 내용을 먼저 보여 줍니다. 참석 인원 장의 숫자가 집계 파일과 맞는지 이 단계에서 확인하고, 슬라이드가 나온 뒤에는 타임테이블처럼 시간이 어긋난 장만 골라 AI에 고쳐 달라고 합니다. 예시는 가상의 경비 정산 소프트웨어 회사가 고객사 재무 담당자를 초청해 여는 반일 세미나입니다. 이 세미나의 10장 목차부터 참석 인원 계산, 타임테이블, 운영 인력과 예산, 추진 일정까지 장별로 채우고, 콘퍼런스·사내 행사·축제라면 무엇이 달라지는지와 MOVO로 만드는 과정, 바꿔 쓸 템플릿을 이어서 보여 드립니다.

행사 기획안 PPT는 몇 장, 어떤 순서로 만드나요?

10장으로 만들고, 왜 하나 → 언제 어디서 누구와 하나 → 몇 명이 오고 무엇을 보나 → 누가 어떻게 운영하나 → 얼마가 들고 언제 무엇을 하나 순서로 놓습니다. 목적과 목표가 앞에 있어야 뒤에 나오는 인원, 인력, 예산 숫자가 왜 필요한지 읽힙니다. 아래 표는 경비 정산 소프트웨어 회사가 2027년 3월 18일(목) 오후 강남의 호텔 연회장에서 여는 고객 초청 세미나의 기획안입니다. 회사와 숫자는 모두 가상입니다.

아래 그림은 MOVO 템플릿 '고객 교육 프로그램 운영 리뷰' 8장입니다. 교육 운영 결과 보고서라 행사 기획안 전용은 아니지만, 분 단위 진행 흐름, 활동별 예산 배분, 주별 일정이 들어 있어 기획안의 5장 타임테이블, 9장 예산, 10장 추진 일정의 틀로 쓸 수 있습니다. 장마다 아래에 기획안의 어느 장으로 바꿔 쓸지 적었습니다. 참여 완료율과 실습 제출률 장은 행사가 끝난 뒤 결과 보고에 씁니다.

• 1장에 결재받을 숫자 네 개를 올립니다. 행사명 아래에 3월 18일 오후, 강남 연회장 200석, 총예산 3,000만 원, 상담 신청 30건을 한 줄씩 둡니다.
• 장 제목에 그 장의 숫자를 넣습니다. 4장은 '참석 인원 계획' 대신 '신청 220명을 받으면 약 150명이 옵니다', 9장은 '총예산 3,000만 원, 참석자 1명에 20만 원'이라고 씁니다.

참석 목표와 신청 인원은 어떻게 정하나요?

목적은 하나만 고르고, 참석 목표는 지난 행사의 신청 대비 참석 비율로 거꾸로 계산해 신청을 몇 명 받을지 정합니다. 좌석, 다과, 기념품 수량은 신청자 수가 아니라 예상 참석 인원에 맞춥니다.

예시 회사가 세미나를 여는 목적은 잠재 고객사 재무 담당자와 도입 상담을 잡는 것입니다. 그래서 2장의 첫 번째 목표를 참석 인원이 아니라 상담 신청 수로 둡니다.

4장 표는 지난해 같은 세미나의 초청·신청·참석 집계에서 출발합니다.

• 좌석은 신청자가 대부분 와도 앉을 수 있게 둡니다. 연회장은 극장식 200석입니다. 신청자 220명이 모두 오면 20석이 모자라므로, 보조 의자 20개를 놓을 자리를 연회장과 미리 정해 둡니다.
• 다과와 기념품은 예상 참석 인원에 10%를 더합니다. 150명 × 1.1 = 165개입니다. 신청자 수인 220개로 주문하면 계획보다 55개를 더 사게 되고, 예상대로 150명이 오면 70개가 남습니다.
• 명찰은 신청자 수만큼 미리 인쇄합니다. 220개를 이름순으로 놓아 두면 등록 데스크에서 찾기 쉽습니다.
• 참석 비율을 지키는 일도 일정에 넣습니다. 행사 3일 전에 참석 확인 문자를 보내고, 못 온다고 답한 자리는 신청 마감 뒤 들어온 대기 신청자에게 넘깁니다.

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프로그램 타임테이블은 어떻게 짜나요?

시각, 순서, 내용, 담당을 한 표에 적고, 순서마다 몇 분인지와 늦어질 때 줄일 순서를 함께 정합니다. 기획안의 타임테이블은 결재자가 하루 흐름을 보는 표라서, 마이크·조명·화면 전환 신호까지 적는 큐시트와는 따로 만듭니다.

5장 타임테이블은 등록 30분을 빼고 개회부터 폐회까지 210분, 3시간 30분입니다.

• 등록 시간은 데스크 수로 검산합니다. 30분 동안 150명이 오면 1분에 5명입니다. 데스크 4곳이면 한 곳에서 약 50초에 1명을 받아야 하니, 명찰을 이름순으로 미리 놓아 둡니다.
• 휴식은 가운데에 둡니다. 15시 30분 휴식 때 상담 부스를 열면, 끝까지 남지 않는 참석자와도 상담을 잡을 수 있습니다.
• 줄일 순서를 정해 둡니다. "앞 순서가 10분 늦어지면 패널 토론을 30분에서 20분으로 줄인다"라고 적어 두면 폐회 시각을 지킬 수 있습니다.
• 연사 이름과 확정 여부는 6장에 적습니다. 타임테이블에는 소속만 두고, 6장에 연사별 주제와 확정 날짜를 붙입니다.

운영 인력과 예산은 어떻게 적나요?

운영 인력은 역할마다 인원과 근무 시간을 적고, 예산은 항목·금액·비중·근거를 한 표에 적습니다. 두 표는 같은 숫자로 이어집니다. 외부 사회자와 촬영 기사는 인력 표와 예산 표에 함께 나오고, 다과 수량은 4장에서 정한 165인분을 씁니다.

8장 운영 인력표에는 타임테이블 담당 칸의 등록 데스크 4명, 상담 4명, 사회자가 그대로 들어갑니다.

같은 장에 생길 수 있는 일과 대응을 붙입니다.

9장 예산표의 근거 칸에는 받은 견적서 이름이나 '수량 × 단가' 계산을 적습니다. 아래 금액은 모두 가상입니다.

• 1명당 비용을 적습니다. 3,000만 원 ÷ 150명 = 20만 원, 상담 신청 1건에는 100만 원입니다. 다음 세미나 예산을 정할 때 비교할 기준이 됩니다.
• 수량이 들어간 항목은 4장과 맞춥니다. 다과와 기념품은 예상 참석 인원 기준 165개, 명찰은 신청자 기준 220개입니다.
• 견적이 없는 항목은 '견적 대기'로 표시합니다. 결재자가 아직 바뀔 수 있는 금액을 알 수 있습니다.

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추진 일정과 사후 평가에는 무엇을 넣나요?

행사일에서 거꾸로 세어 결재, 장소 계약, 연사 확정, 초청, 신청 마감, 참석 확인, 리허설 날짜를 적고, 행사 뒤에 무엇을 언제 집계해 보고할지도 같은 표에 넣습니다.

10장 일정표는 결재를 행사 13주 전 목요일에 두고, 만족도 설문은 다음 날, 상담 집계는 2주 뒤에 둡니다.

• 결과 보고에는 2장의 목표 표를 그대로 가져옵니다. 목표 옆에 실제 상담 신청, 참석, 만족도를 적고, 총비용을 실제 참석 인원으로 나눈 1명당 비용을 다시 계산합니다.
• 올해의 신청 대비 참석 비율을 남깁니다. 다음 세미나 4장의 신청 인원을 이 비율로 계산합니다.

콘퍼런스·사내 행사·축제는 무엇이 달라지나요?

10장의 뼈대는 같고, 1장에 두는 목표와 자세히 쓰는 장이 달라집니다.

방문객에게 "보행 통로와 출입구를 비워 두세요", "어려운 일이 생기면 운영요원을 찾으세요"라고 안내하려면, 기획안에 통로 폭과 운영요원 배치가 먼저 있어야 합니다. 그래서 축제는 안전관리 장을 따로 둡니다. 축제 기간 중 순간 최대 관람객이 1천 명 이상으로 예상되거나, 산이나 물 위에서 열리거나, 불·폭죽 같은 폭발성 물질을 쓰는 지역축제는 지역축제 안전관리계획을 세워야 합니다. 중앙행정기관이나 지방자치단체가 아닌 곳이 열 때는 이 계획을 축제 개최일 3주 전까지 관할 시장·군수·구청장에게 제출합니다. 계획에는 축제 개요, 안전관리 담당자와 조직, 화재 예방과 다중운집 인명피해 방지 조치, 안전관리인력 배치, 비상시 대응요령과 연락처가 들어갑니다(재난 및 안전관리 기본법 시행령 제73조의9). 기획안의 추진 일정 장에 제출일을 함께 적으세요.

MOVO로 행사 기획안을 만들면 무엇이 다른가요?

• 4장의 출발점인 집계 엑셀을 그대로 넣습니다: 지난해 회차별 초청·신청·참석 숫자만 남긴 .xlsx 파일이면 됩니다(.xls는 받지 않고, 시트 20개·셀 10만 개까지). 기획 메모는 .docx로, 연회장 견적서는 100쪽 이하 PDF로 같이 붙입니다. 이 세 파일은 무료 요금제의 첨부 한도(3개, 파일당 5MB) 안에 들어가고, Pro·Max 요금제는 10개까지(파일당 20MB, 합계 50MB) 붙일 수 있습니다. 지난해 기획안이 PPTX로 남아 있다면 첨부로는 넣을 수 없지만, 대시보드의 'PPTX 불러오기'로 에디터에 열어 날짜와 숫자만 바꿀 수 있습니다(20MB·50장 이하, MOVO에 없는 글꼴은 Pretendard로 바뀔 수 있음).
• 슬라이드가 나오기 전에 220명·150명을 검산합니다: 구성 단계에서 10장 각각의 제목, 상세 내용, 비주얼 설명이 먼저 나옵니다. 4장 상세 내용의 '신청 180명, 참석 122명'이 엑셀 값과 같은지 보고, 비주얼 설명에 '초청 3,000 → 신청 220 → 참석 150 깔때기'를 적어 두면 AI가 그 장을 배치할 때 참고합니다.
• 연회장 배치도와 지난 행사 사진은 에디터에서 넣습니다: 3장 행사 개요에 넣을 연회장 배치도나 지난 행사 사진은 에디터 왼쪽 '업로드' 탭에서 올립니다(PNG·JPG·WebP·GIF, 파일당 20MB까지). 회사 색과 글꼴은 생성 전 설정 단계의 브랜드 컬러·타이포그래피에서 고릅니다.
• 210분이 맞는지 AI 창에 물어봅니다: 5장을 고르면 그 장이 AI 요청에 붙습니다. 순서별 분을 읽어 달라고 해 개회부터 폐회까지 210분이 되는지 보고, 틀린 줄만 고쳐 달라고 합니다. 표를 고친 뒤에는 캔버스 아래 '레이아웃 검사'로 칸 밖으로 나간 글자를 찾습니다.
• 결재용 PDF는 무료, 대행사에 넘길 PPTX는 유료입니다: PDF·PNG는 어느 요금제에서나 받지만 무료 요금제 파일에는 MOVO 워터마크가 붙고, PPTX·Figma는 Pro·Max 요금제에서 받습니다. AI가 한 번에 만드는 장 수도 무료 요금제는 5장이라 10장 기획안은 Pro·Max에서 만들고, 아래 템플릿 복사는 요금제와 상관없이 됩니다.

MOVO로 행사 기획안을 만드는 과정

1. 기획 메모와 견적서를 첨부하고 요청을 적습니다

집계 엑셀을 맨 앞에 첨부합니다. 이름·연락처 열은 지우고 회차별 초청·신청·참석 숫자만 남긴 파일입니다. 이어서 기획 메모와 연회장 견적서를 붙이고, 요청에는 결재할 사람과 '계산한 숫자는 계산식과 함께'라는 조건을 적은 뒤 '슬라이드 수'를 10으로 둡니다. 입력창 맨 위 칩을 '빠른 생성'에 둔 채 보내야 다음 구성 단계에서 4장 숫자를 먼저 검산할 수 있습니다. 연회장 홈페이지 주소를 붙여 넣어도 MOVO는 링크를 읽지 않으니, 좌석 배치나 대관 시간 안내는 글로 옮겨 적으세요.

임원 결재용이라면 이렇게 적습니다.

첨부한 기획 메모, 연회장 견적서, 지난해 세미나 신청·참석 집계 엑셀만 사용해 임원 결재용 행사 기획안을 10장으로 만들어줘. 경비 정산 소프트웨어 회사가 고객사와 잠재 고객사의 재무 담당자를 초청해 2027년 3월 18일(목) 14시부터 17시 30분까지 강남 호텔 연회장(200석)에서 여는 반일 세미나야. 순서는 표지·한 줄 요약, 목적과 성과 목표, 행사 개요, 참석 인원 계획, 프로그램 타임테이블, 연사와 세션, 홍보와 신청 관리, 운영 인력과 비상 대응, 예산, 추진 일정과 사후 평가. 올해 신청 인원과 예상 참석 인원은 지난해 신청 대비 참석 비율로 계산하고, 타임테이블은 시각·순서·내용·담당 표로, 예산은 항목·금액·비중·근거 표로 넣고 참석자 1명당 비용도 계산해줘. 계산한 숫자는 옆에 계산식을 적어 주고, 그 밖의 숫자는 파일 값 그대로 써. 파일에도 없고 계산으로도 나오지 않는 숫자는 만들지 마. 장 제목은 결론 한 문장으로 써줘.

회사·행사·날짜·장소·목표를 내 행사로 바꿉니다. 콘퍼런스나 축제라면 앞 표의 '더 자세히 쓸 장'을 순서에 끼워 넣으세요.

2. 구성 단계에서 장 순서와 제목을 고칩니다

구성 단계에서는 4장과 9장부터 봅니다. 4장 상세 내용에 지난해 68%와 올해 220명·150명이 계산식과 함께 들어갔는지, 9장 대관료가 견적서 금액과 같은지 확인합니다. 1장 제목이 '행사 개요'처럼 주제어로 나왔다면 '재무 담당자 150명과 도입 상담 30건을 만드는 반일 세미나'처럼 결재받을 숫자를 넣어 고칩니다.

3. 청중과 디자인 밀도를 정합니다

이 기획안을 읽는 사람은 예산을 승인할 임원이라 청중은 '경영진', 문체 톤은 '정중'으로 둡니다. 10장 중 목표·인원·타임테이블·인력·예산·일정 6장이 표라서 디자인 밀도는 '촘촘'을 골랐습니다. 같은 세미나를 대행사가 맡아 고객사에 제안하는 경우라면 청중만 '고객/클라이언트'로 바꿉니다.

4. 기획안 디자인을 고릅니다

세미나 기획안은 진행 흐름과 주별 일정이 중심이라, 클립보드에 끼운 종이 위에 운영 일정을 정리하는 '틸 클립보드 운영 보고서'를 골랐습니다. 이 스타일은 '문서 종류'에서 '보고 /분석형'을 고른 목록에 있고, 카드에 'Pro' 표시가 없어 무료 요금제에서도 쓸 수 있습니다. 카드의 '예시 보기'로 다른 장 모양을 넘겨 본 뒤, 아래 막대에 고른 이름이 뜨면 '프레젠테이션 생성하기'를 누릅니다.

5. 타임테이블 시간을 맞춰 보고 필요한 장만 고칩니다

생성된 덱에서 5장을 고르고 왼쪽 AI 창에 순서와 분을 읽어 달라고 합니다. 읽어 준 분을 더해 210분이 나오는지, 기조 강연 40분처럼 기획 메모와 다른 줄이 없는지 대조하고, 다른 줄만 고쳐 달라고 요청합니다. 9장으로 넘어가 다과 330만 원이 165인분 × 2만 원으로 계산됐는지도 같은 방법으로 봅니다. 마지막에 캔버스 아래 '레이아웃 검사'를 눌러 8줄 표가 칸 밖으로 넘치지 않았는지 확인합니다.

6. PowerPoint 파일로 내보냅니다

임원 결재 메일에는 PDF를 붙이면 됩니다. 연회장 담당자가 3장의 좌석 수를, 대행사가 5장 타임테이블을 직접 고쳐 돌려줘야 한다면 PowerPoint(PPTX)로 받습니다(Pro·Max 요금제). PPTX 파일에는 글꼴이 들어 있지 않으니, 내보내기 창 '사용된 글꼴'에 나온 Pretendard를 받는 쪽 컴퓨터에도 설치해 달라고 함께 알려 주세요.

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행사 기획안에 바꿔 쓸 템플릿 3가지

MOVO에는 아직 '행사 기획안'이라는 이름의 템플릿이 없어서, 이 글의 10장과 장 구성이 겹치는 템플릿 세 개를 골랐습니다. 교육 운영 리뷰에서는 5장·9장·10장의 틀을, 학습 모임 기록에서는 4장 참석 인원의 틀을, 축제 안내문에서는 결재 뒤 방문객에게 나눠 줄 안내를 가져옵니다. 템플릿 속 회사·단체와 숫자는 모두 가상이며, 내 프로젝트로 복사한 뒤 글과 숫자를 바꿉니다.

1. 고객 교육 프로그램 운영 리뷰 (8장)

'시작 안내 · 10분'처럼 분을 붙인 진행 흐름, 활동별 작업 시간과 예산을 적은 배분표와 비중 그래프, 1주부터 5주까지의 일정, 회차별 참여 완료율을 담았습니다. 진행 흐름을 세미나 타임테이블로, 예산 활동을 대관·다과·연사료로 바꿔 쓰고, 참여 완료율 장은 행사 뒤 결과 보고에 씁니다.

고객 교육 프로그램 운영 리뷰 템플릿 보기

2. 사내 학습 모임의 참여 기록과 다음 운영안 (8장)

회차마다 정원 대비 신청과 출석을 나란히 적은 원그래프, 회차별 출석·신청 추이, 운영 메모 분류와 다음 담당안을 담았습니다. 월례 세미나나 정기 교육처럼 같은 행사를 여러 번 여는 팀이 정원 대비 신청·출석을 함께 기록해 다음 회 신청 인원을 정할 때 맞습니다.

사내 학습 모임의 참여 기록과 다음 운영안 템플릿 보기

3. 꽃빛 우리동네 축제 안내 (A4 5쪽)

축제 소개, 프로그램 세 가지, 13시부터 17시까지의 무대 시간표, 보행 통로와 출입구를 비워 두자는 관람 약속, 참여 판매자 안내를 A4 세로 5쪽에 담았습니다. 축제 기획안이 결재된 뒤 방문객과 참여 판매자에게 나눠 줄 안내문을 만들 때 씁니다.

꽃빛 우리동네 축제 안내 템플릿 보기

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자주 묻는 질문

행사 기획안과 운영 계획서, 큐시트는 무엇이 다른가요?

기획안은 행사를 할지, 얼마를 쓸지 결재를 받는 문서라 목적, 목표, 예산이 앞에 옵니다. 운영 계획서는 결재가 난 뒤 운영 인력이 보는 문서로, 역할별 근무 시간과 동선, 비상 연락망을 자세히 적습니다. 큐시트는 당일 진행표로, 순서마다 시작 시각과 마이크·조명·화면 전환 신호를 분 단위로 적습니다. 기획안의 타임테이블이 큐시트의 뼈대가 됩니다.

행사 대행사에 맡길 때는 기획안에 무엇을 더 적나요?

대행사에 맡길 일과 회사가 할 일을 나눈 장을 하나 더 둡니다. 예를 들어 연회장 섭외, 무대·음향, 사회자 섭외, 촬영은 대행사가, 초청 메일과 상담 부스는 회사가 맡는다고 적습니다. 예산 장에는 대행사 견적 2~3곳을 같은 항목으로 나란히 놓은 비교표를 붙입니다.

온라인 생중계를 함께 하면 무엇을 더 적나요?

행사 개요 장에 송출 플랫폼과 접속 링크를 보내는 날짜를, 참석 인원 계획에 온라인 신청과 접속 목표를 따로 적습니다. 온라인 참석자의 질문을 받는 창구와 담당자는 운영 인력 표에 넣고, 송출 장비와 인터넷 회선은 예산과 리허설 일정에 넣습니다.

무료 요금제로 10장 기획안을 만들 수 있나요?

AI로 10장을 한 번에 만들 수는 없습니다. AI가 한 번에 만드는 장 수가 무료 요금제는 5장, Pro는 30장, Max는 50장까지입니다. 무료로 결재 초안부터 받아 보려면 목표를 표지에, 연사를 타임테이블에, 홍보를 추진 일정에 합치는 식으로 장을 묶어 5장 안으로 요청하세요. 위 세 템플릿 복사는 무료 요금제에서도 됩니다.

정리

행사 기획안 PPT는 목적에서 시작해 예산과 일정으로 끝나는 10장이면 충분합니다. 참석 인원 장이 나머지 숫자의 출발점이라, 지난 행사의 신청 대비 참석 비율로 올해 받을 신청 인원을 먼저 정하고 좌석·다과·명찰 수량을 거기에 맞춥니다. 타임테이블은 시각·순서·내용·담당 표로 만들고, 운영 인력과 예산은 같은 숫자로 이어지게 적고, 추진 일정에는 행사 뒤 결과 보고 날짜까지 넣으세요. 축제처럼 사람이 많이 모이는 행사라면 안전관리 장을 따로 둡니다. 기획 메모와 견적서가 있다면 MOVO에 첨부해 목차부터 확인하세요.

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